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La Ley del Poder Judicial constituye los juzgados de paz como órgano al servicio de jueces legos no profesionales. Estos órganos cumplen funciones jurisdiccionales tales como las del registro. De hecho, la Ley Orgánica del Poder Judicial1 asigna las competencias del Registro Civil a los juzgados de paz en los municipios en los municipios en los que ejecutan sus competencias. En éste sentido, es necesario aclarar que ejercen bajo el mando de los jueces de primera instancia. Éstos últimos son los responsables de los Registros Civiles Municipales. Sin embargo, son los juzgados de paz los que, bajo la dirección e inspecciones de los juzgados de primera instancia, cumplirán con las funciones de registro y de representación en la zona municipal. Así pues, los jueces de primera instancia llevan los Registros Civiles principales y aquellos de los que se encarga el juzgado de paz dependen de ellos. Es decir, éstos últimos son los representantes del Registro Civil. De todos modos, los poderes de unos y otros son iguales, excepto en el trámite referente a los expedientes del registro.
La Ley de Registro Civil del 8 de junio de 1957 y el Reglamento del Registro Civil del 14 de noviembre de 1958 regulan la actividad relativa al Registro Civil. Y, como es lógico, desde que entraran en vigor han generado infinidad de cambios. Además, la Dirección General de los Registros y del Notariado del Ministerio de Justicia se ha visto obligada a tomar varias decisiones, así como a repartir instrucciones y circulares para aclarar el contenido de estas dos normas, con el fin de conseguir la seguridad jurídica y adaptarse a la realidad social.
Veamos cuáles son las funciones de Registro Civil que les corresponden a los jueces de paz:
Los jueces de paz no podrán realizar ningún otro trámite diferente de los arriba mencionados, con la única excepción de que hayan recibido instrucciones especiales escritas del juez encargado del juzgado de primera instancia, en el caso de que sea absolutamente indispensable. En estos casos, le corresponde al juez responsable del Registro Civil calificar la situación y el juez de paz realizará la inscripción en base a esos criterios. De todos modos, cumplirán con todas las funciones establecidas por el responsable del Registro.
Foto: sauceb.
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Podemos observar que los delegados del Registro Civil tienen unas funciones muy concretas y limitadas. De hecho, es la formación jurídica que les falta a los jueces de paz lo que fundamenta ésos límites funcionales.2
Tal y como hemos explicado al principio, los jueces de paz ejercen bajo el mando de los jueces de primera instancia. Así pues, les corresponde a los jueces de primera instancia aclarar las dudas o problemas surgidos en las funciones del registro. Resolverán las dudas de los jueces de paz, corregirán sus errores, y podrán darles instrucciones para desempeñar sus funciones si fuera necesario. De hecho, cuando es inevitable, al menos una vez al año, revisarán los Registros que están a su cargo, para así analizar todos los escritos, documentos archivados y tareas, y hacer lo necesario para garantizar su correcto funcionamiento.
De todas maneras, hay que señalar que la lista de funciones mencionada no es numerus clausus; hay otras funciones que este reglamento no recoge, como por ejemplo, las inscripciones de las adopciones internacionales o aquellas que tienen carácter judicial.
Por otro lado, es destacable el hecho de que en la práctica del registro no siempre se respetan3 las normas y limitaciones establecidas por la ley. En algunos casos, los jueces de paz formalizan actas que recogen declaraciones voluntarias de estado civil (declaraciones de filiación, consentimientos, cambios de apellido por simple manifestación,...), a pesar de que no tienen competencia para la calificación. En otros casos, los delegados del registro le piden instrucción al responsable principal a través de una breve explicación telefónica o del envío por medio del fax de una copia del acta de declaración; además, en muchas ocasiones, la instrucción no figura por escrito (como exige el reglamento) ni procede directamente del juez responsable.
La Ley prevé la división en 4 apartados del Registro Civil: el primero, “Nacimientos y general”; el segundo, “Matrimonios”; el tercero, “Defunciones”; y el cuarto “Tutelas y representaciones legales”.4 Cada apartado se lleva en un libro diferente.
Pero los jueces de paz no son responsables más que de los tres primeros apartados mencionados.5 Por lo tanto, en los Registros Municipales no figura el cuarto apartado (“Tutelas y representaciones legales”). De hecho, el apartado 4 será único para todo el ámbito judicial y estará a cargo de los jueces de primera instancia. Es decir, sólo se encuentra en los Registros Civiles principales.
Cada apartado incluye libros o tomos. Son libros de modelo normalizado para cada apartado; es decir, son libros normalizados. Los hechos referentes al estado civil que en ellas figuran (de necesaria inscripción) se inscriben uno detrás de otro y señalando su número. A medida que se informa de las acciones o estados civiles y los títulos al Registro Civil, las inscripciones se realizan todas seguidas.
Foto: umjanedoan.
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En cuanto a la lengua en la que realizar las inscripciones, en las comunidades autónomas con lengua oficial propia, las hojas del Registro Civil habrán de organizarse en los dos idiomas oficiales (castellano y el otro idioma), como consecuencia de la ley 12/2005 del 22 de junio. Los asientos se harán en castellano o en el idioma oficial propio de la comunidad autónoma donde se encuentra el registro civil, dependiendo del idioma en el que se haya hecho la declaración o en el que se haya redactado el documento presentado.
Además de los libros de inscripciones, existen también los Libros Complementarios: el Libro Diario, donde se recogen el día, tomo y hoja de las entradas y salidas de todos los documentos, de las declaraciones que no llevan la inscripción directa y de los asientos marginales. El Libro de Personal e Inventario, donde se concretan por un lado los Libros, legajos y el resto de objetos archivados; y por otro, la posesión de cargos y renuncias de los empleados del Registro Civil, así como las sustituciones realizadas.
Por otro lado, en los registros civiles de los que los jueces de paz son responsables hay una pila de documentos archivados, que hay que conservar dado que son la base sobre la que se realizaron inscripciones marginales, de nacimiento, de defunción o de matrimonio. Así pues, y teniendo en cuenta lo dicho anteriormente, en los Registros Civiles de los juzgados de paz se encuentran montones de papel que a continuación pasamos a enumerar: documentos de nacimiento, de matrimonio canónico, de defunción, de inscripciones marginales, de matrimonios civiles, y otros tantos documentos, órdenes, circulares o pilas de notificaciones.
Los Libros del Registro Civil están escritos a mano y no es de extrañar que este sistema tradicional genere grandes problemas. El hecho de que cada Libro sea único y original genera el riesgo de que las inscripciones y datos que en ellos figuran desaparezcan, a causa de inundaciones o incendios, por ejemplo. Además, muchas veces, los libros no están en las mejores condiciones para conservarlos en los archivos: la letra de la persona que realizó las inscripciones no es nada clara o el libro está muy deteriorado debido a que el papel o la tinta utilizada para los escritos es de poca calidad. Esto crea problemas para entender los datos e inscripciones que figuran en el libro, así como para poder verlos.
Si bien el sistema de escritura manual hace tiempo fue muy efectivo, es evidente que no es adecuado para las necesidades actuales. El Estado, es decir, la Administración de Justicia, necesita de nuevas tecnologías para solucionar los problemas ya mencionados. Hoy en día, la tecnología es un recurso básico para la eficiencia tanto de la Justicia como del Registro Civil.
El primer paso para la informatización del Registro Civil lo encontramos en un Decreto Real6 del año 1986. Ello le daba al Ministerio de Justicia la capacidad para decidir la concesión de la informatización de los Registros y de los certificados hechos por ordenador, sin por ello tener que renunciar a la conservación de los libros. Después, la Ley Orgánica 7/1992 del 20 de noviembre estableció la base jurídica de Registro Civil (modificando la Ley del Registro Civil), para así poder hacer realidad el tratamiento informatizado de las inscripciones del registro. Como consecuencia de las dos previsiones a las que hacíamos referencia anteriormente, la Orden del Ministerio de Justicia7 concretó el marco jurídico general, determinando así los fines y objetivos de la informatización, el modo de llevar los Libros, la creación de una base de datos central, etc.
La aplicación informática INFOREG, que actualmente funciona en la mayoría de los principales Registros Civiles Españoles, es el resultado de la previsión de esa Orden. Gracias a la aplicación INFOREG hoy en día es posible utilizar el tratamiento de textos al redactar los asientos, recopilar datos a fin de conseguir la eficacia de la publicidad, y lograr la relación de los datos de una misma persona inscritos en diferentes apartados de distintos Registros.
Además, la orden que mencionábamos antes, tenía también otro objetivo: informatizar los Registros Civiles Delegados que están bajo la responsabilidad de los jueces de paz, en función de los recursos presupuestarios. Pero ésta función no la incluían las primeras versiones de la aplicación; por eso, y con la intención de llenar ése vacío, el Ministerio de Justicia ha firmado un acuerdo8 con la Empresa- Institución Pública Red.es, para poner en marcha el programa “El Registro Civil en línea”. A través de este programa se prevé la digitalización y grabación de los libros escritos a mano, tanto en los principales Registros Civiles como en los delegados. Por otro lado, en el acuerdo se hace referencia a las actividades que debe llevar a cabo el Ministerio de Justicia para completar el abastecimiento de equipamiento y la conectividad de todos los Registros Civiles. Pero para que eso ocurra será necesario adecuar la aplicación INFOREG, y así facilitar la gestión de todas las inscripciones de registro, a fin de adaptarse a las características especiales de los Registros Civiles delegados.
Bibliografía
1 Art. 100 de la Ley Orgánica del Poder Judicial.
2 Así lo indica la Instrucción de la Dirección General de Registros y Notarías el 28 de mayo de 2008.
3 Así lo aclara la Dirección General de Registros y Notaría en la Instrucción del 28 de mayo de 2008.
4 Art. 33 de la Ley de Registro Civil.
5Así lo indica el artículo 16 de la Ley de Registro Civil: “ Los nacimientos, matrimonios y defunciones se inscribirán en el Registro Municipal o Consular del lugar en que acaecen”.
6 Concretamente el Decreto Real 1917/1986 del 29 de Agosto, el cual modificaba el artículo 105 del Registro Civil.
7La Orden del Ministerio de Justicia del 19 de julio de 1999, referente a la informatización de los Registros Civiles. Ésta Orden se basaba en un plan piloto puesto en práctica en el Registro Civil de Murcia.
8Acuerdo del Marco de colaboración del 17 de mayo de 2006.
